Warum ist die Digitalisierung der Personalabteilung wichtig?

Die Digi­ta­li­sie­rung ver­än­dert nicht nur die Art und Wei­se, wie Unter­neh­men Pro­duk­te und Dienst­leis­tun­gen anbie­ten, son­dern auch, wie inter­ne Pro­zes­se orga­ni­siert und ver­wal­tet wer­den. Ein beson­ders rele­van­ter Bereich für die Digi­ta­li­sie­rung ist die Per­so­nal­ab­tei­lung. In den letz­ten Jah­ren hat sich das Per­so­nal­ma­nage­ment stark gewan­delt, und digi­ta­le Tech­no­lo­gien haben dabei eine zen­tra­le Rol­le gespielt. Die Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung ist nicht nur eine tech­ni­sche Not­wen­dig­keit, son­dern auch ein stra­te­gi­scher Schritt, um die Effi­zi­enz, Trans­pa­renz und Fle­xi­bi­li­tät in der Per­so­nal­ar­beit zu stei­gern. Die­ser Arti­kel unter­sucht die Grün­de, war­um die Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung von ent­schei­den­der Bedeu­tung ist, und beleuch­tet die ver­schie­de­nen Vor­tei­le, die sie mit sich bringt.

1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Die Auto­ma­ti­sie­rung von admi­nis­tra­ti­ven Auf­ga­ben ist einer der größ­ten Vor­tei­le der Digi­ta­li­sie­rung. Tra­di­tio­nell muss­ten Per­so­nal­ab­tei­lun­gen vie­le zeit­auf­wän­di­ge und repe­ti­ti­ve Auf­ga­ben manu­ell erle­di­gen, wie zum Bei­spiel die Ver­wal­tung von Bewer­bun­gen, die Durch­füh­rung von Lohn­ab­rech­nun­gen oder das Erstel­len von Arbeits­zeit­nach­wei­sen. Digi­ta­le Sys­te­me wie Human Resour­ce Manage­ment Sys­te­me (HRMS) ermög­li­chen es, die­se Pro­zes­se weit­ge­hend zu auto­ma­ti­sie­ren, was den Arbeits­auf­wand erheb­lich redu­ziert und den Per­so­nal­fach­leu­ten mehr Zeit für stra­te­gi­sche Auf­ga­ben gibt. Ein gutes Bei­spiel für die Effi­zi­enz­stei­ge­rung durch Digi­ta­li­sie­rung ist das Onboar­ding von neu­en Mit­ar­bei­tern. Anstatt papier­ba­sier­te For­mu­la­re aus­zu­fül­len und zu archi­vie­ren, kön­nen alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen digi­tal erfasst und ver­ar­bei­tet wer­den. Dies spart nicht nur Zeit, son­dern redu­ziert auch die Feh­ler­quo­te und sorgt für eine naht­lo­se Inte­gra­ti­on neu­er Mit­ar­bei­ter (Voss, 2018).

2. Datenbasierte Entscheidungsfindung

Die Digi­ta­li­sie­rung ermög­licht eine fun­dier­te und daten­ge­trie­be­ne Ent­schei­dungs­fin­dung. Durch die Inte­gra­ti­on von Daten aus ver­schie­de­nen Quel­len kön­nen Per­so­nal­ab­tei­lun­gen genaue­re Ana­ly­sen durch­füh­ren und bes­se­re Ent­schei­dun­gen tref­fen. Zum Bei­spiel kön­nen durch die Aus­wer­tung von Mit­ar­bei­ter­da­ten Trends zu Fluk­tua­tio­nen, Krank­heits­ra­ten oder Leis­tungs­mus­tern erkannt wer­den, die für das Unter­neh­men von stra­te­gi­scher Bedeu­tung sind. Soft­ware­lö­sun­gen bie­ten auch Mög­lich­kei­ten zur Erstel­lung von Dash­boards, die es den Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen ermög­li­chen, in Echt­zeit auf wich­ti­ge Kenn­zah­len zuzu­grei­fen. Dadurch kön­nen früh­zei­tig Maß­nah­men ergrif­fen wer­den, um Pro­ble­me zu lösen oder Chan­cen zu nut­zen. Dies führt nicht nur zu einer bes­se­ren Steue­rung des Per­so­nal­be­stands, son­dern auch zu einer bes­se­ren Mit­ar­bei­ter­bin­dung und ‑moti­va­ti­on (Bryn­jolfs­son & McA­fee, 2014).

3. Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Die Digi­ta­li­sie­rung trägt auch zur Ver­bes­se­rung der Mit­ar­bei­ter­erfah­rung bei. Digi­ta­le Self-Ser­vice-Por­ta­le und Apps ermög­li­chen es den Mit­ar­bei­tern, ihre eige­nen Daten zu ver­wal­ten, Urlaubs­an­trä­ge zu stel­len oder Infor­ma­tio­nen zu ihrer Gehalts­ab­rech­nung abzu­ru­fen, ohne dass sie die Per­so­nal­ab­tei­lung kon­tak­tie­ren müs­sen. Die­se Art der Auto­no­mie för­dert nicht nur die Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ter, son­dern ent­las­tet auch die Per­so­nal­ab­tei­lung. Dar­über hin­aus kön­nen durch digi­ta­le Tools wie Online-Wei­ter­bil­dungs­platt­for­men oder vir­tu­el­le Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel indi­vi­du­el­le Ent­wick­lungs­be­dürf­nis­se gezielt adres­siert wer­den, was zur För­de­rung von Kar­rie­re­chan­cen und Mit­ar­bei­ter­en­ga­ge­ment bei­trägt (Ber­sin, 2017).

4. Flexibilität und Skalierbarkeit

Digi­ta­le Sys­te­me bie­ten Per­so­nal­ab­tei­lun­gen mehr Fle­xi­bi­li­tät und Ska­lier­bar­keit. Wäh­rend ein tra­di­tio­nel­les Per­so­nal­ma­nage­ment­sys­tem mit der Zunah­me der Mit­ar­bei­ter­zah­len und der Unter­neh­mens­kom­ple­xi­tät oft an sei­ne Gren­zen stößt, ermög­li­chen digi­ta­le Lösun­gen eine pro­blem­lo­se Erwei­te­rung. Cloud-basier­te HR-Sys­te­me kön­nen jeder­zeit an neue Anfor­de­run­gen ange­passt wer­den, ohne dass umfang­rei­che Ände­run­gen an der Infra­struk­tur erfor­der­lich sind. Beson­ders in Zei­ten von glo­ba­len Kri­sen, wie der COVID-19-Pan­de­mie, wur­de die Not­wen­dig­keit einer fle­xi­blen Per­so­nal­or­ga­ni­sa­ti­on deut­lich. Die Mög­lich­keit, Arbeits­pro­zes­se digi­tal zu gestal­ten und von ver­schie­de­nen Stand­or­ten aus zu arbei­ten, hat es Unter­neh­men ermög­licht, auch in Kri­sen­zei­ten ihre Per­so­nal­ab­tei­lun­gen effek­tiv zu steu­ern (KPMG, 2020).

5. Rechtliche Sicherheit und Compliance

Ein wei­te­rer ent­schei­den­der Fak­tor für die Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung ist die Ver­bes­se­rung der recht­li­chen Sicher­heit und Com­pli­ance. Arbeits­recht­li­che Vor­schrif­ten und Daten­schutz­be­stim­mun­gen unter­lie­gen ste­ti­gen Ände­run­gen, und die Ein­hal­tung die­ser Vor­schrif­ten ist für Unter­neh­men von größ­ter Bedeu­tung. Digi­ta­le Sys­te­me bie­ten auto­ma­ti­sche Updates und die Mög­lich­keit, die Ein­hal­tung gesetz­li­cher Vor­schrif­ten zu über­wa­chen und nach­zu­ver­fol­gen. Ein Bei­spiel hier­für ist die digi­ta­le Spei­che­rung von Ver­trä­gen und Per­so­nal­ak­ten, die es erleich­tert, den Zugriff auf Doku­men­te zu steu­ern und die erfor­der­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten ein­zu­hal­ten. Dies redu­ziert das Risi­ko von recht­li­chen Aus­ein­an­der­set­zun­gen und Stra­fen, die durch Feh­ler in der Doku­men­ta­ti­on ent­ste­hen könn­ten (Har­ris, 2019).

6. Förderung der Innovationskraft

Die Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung för­dert auch die Inno­va­ti­ons­kraft des Unter­neh­mens. Durch die Ein­füh­rung moder­ner Tech­no­lo­gien wie künst­li­cher Intel­li­genz (KI), maschi­nel­lem Ler­nen und Pre­dic­ti­ve Ana­ly­tics kön­nen Per­so­nal­ab­tei­lun­gen nicht nur vor­han­de­ne Pro­zes­se opti­mie­ren, son­dern auch neue, inno­va­ti­ve Ansät­ze für die Rekru­tie­rung, Mit­ar­bei­ter­ent­wick­lung und ‑bin­dung ent­wi­ckeln. Bei­spiels­wei­se wird KI zuneh­mend im Rekru­tie­rungs­pro­zess ein­ge­setzt, um Bewer­bun­gen effi­zi­ent zu scan­nen und geeig­ne­te Kan­di­da­ten zu iden­ti­fi­zie­ren. Dies ermög­licht eine genaue­re Vor­auswahl und ver­rin­gert die Ver­zer­rung, die bei manu­el­len Aus­wahl­pro­zes­sen auf­tre­ten kann (Tam­be et al., 2019).

Fazit

Die Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung ist eine Not­wen­dig­keit, um mit den wach­sen­den Anfor­de­run­gen an Effi­zi­enz, Fle­xi­bi­li­tät und Daten­ana­ly­tik Schritt zu hal­ten. Sie bie­tet nicht nur zahl­rei­che Vor­tei­le für die Unter­neh­men, wie Zeit- und Kos­ten­er­spar­nis, son­dern auch für die Mit­ar­bei­ter, die von einer bes­se­ren Erfah­rung und mehr Auto­no­mie pro­fi­tie­ren. In einer zuneh­mend glo­ba­li­sier­ten und digi­ta­li­sier­ten Arbeits­welt ist die Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung ein ent­schei­den­der Fak­tor, um die Wett­be­werbs­fä­hig­keit und Inno­va­ti­ons­kraft von Unter­neh­men zu stärken.

Quel­len:
Ber­sin, J. (2017). The Employee Expe­ri­ence: Cul­tu­re, Enga­ge­ment, and Per­for­mance. Deloit­te Uni­ver­si­ty Press.
Bryn­jolfs­son, E., & McA­fee, A. (2014). The Second Machi­ne Age: Work, Pro­gress, and Pro­spe­ri­ty in a Time of Bril­li­ant Tech­no­lo­gies. W. W. Nor­ton & Com­pa­ny.
Har­ris, H. (2019). HR Tech­no­lo­gy: The Past, Pre­sent, and Future. Socie­ty for Human Resour­ce Manage­ment.
KPMG. (2020). The Future of HR: Tech­no­lo­gy-Dri­ven Trans­for­ma­ti­on in the Work­place. KPMG Inter­na­tio­nal.
Tam­be, P., Hitt, L. M., & Bryn­jolfs­son, E. (2019). The Ana­ly­tics of Hiring: From HR to Talent Manage­ment. Jour­nal of Eco­no­mic Per­spec­ti­ves, 33(1), 35–55.
Voss, A. (2018). Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on der Per­so­nal­ab­tei­lung: Neue Arbeits­wei­sen und digi­ta­le Tools. Sprin­ger Vieweg.