Einführung einer Personalsoftware — Fehlerquellen bei der Implementierung

Hoher Aufwand für die Personalabteilung

Die Per­so­nal­ab­tei­lung nimmt als Schnitt­stel­le zwi­schen Unter­neh­mens­lei­tung, Fach­ab­tei­lun­gen und Mit­ar­bei­tern einen beson­de­ren Stel­len­wert inner­halb des Unter­neh­mens ein. Jedoch wur­de über vie­le Jah­re das Per­so­nal­bü­ro als rein admi­nis­tra­ti­ve Abtei­lung ange­se­hen, deren Haupt­auf­ga­be die Lohn­ab­rech­nung und die Ver­wal­tung der Mit­ar­bei­ter war.

Seit eini­gen Jah­ren müs­sen Personaler:innen jedoch weit­aus umfang­rei­che­re Auf­ga­ben über­neh­men. Immer kom­ple­xer wer­den die Anfor­de­run­gen nicht nur sei­tens des Gesetz­ge­bers und der Berufs­ge­nos­sen­schaft, auch die eige­ne Beleg­schaft stellt heu­te immer höhe­re For­de­run­gen an die Per­so­nal­ab­tei­lung als noch vor eini­ger Zeit. Neben einer neu­en Band­brei­te an Lebens­ent­wür­fen, hat auch der Wunsch nach mehr Selbst­be­stim­mung in den Unter­neh­men Ein­zug gehal­ten, die sich in ver­schie­den Arbeits­zeit­mo­del­len, Ver­gü­tungs­sys­te­men und Zeit­er­fas­sungs­kon­zep­ten wider­spie­geln müs­sen. All die­se Infor­ma­tio­nen müs­sen sys­tem­sei­tig abge­bil­det wer­den und soll­ten im Ide­al­fall in einer Soft­ware­lö­sung zusammenlaufen.

Par­al­lel dazu sinkt die Betriebs­zu­ge­hö­rig­keit der Mit­ar­bei­ter immer wei­ter, da die­se heu­te auf­grund des Fach­kräf­te­man­gels schnel­ler ihren Arbeit­ge­ber wech­seln. Der Auf­wand für die Per­so­nal­ab­tei­lung nimmt wei­ter zu. Infol­ge­des­sen müs­sen Stel­len häu­fi­ger nach­be­setzt wer­den, die Aus­ga­ben für Head­hun­ter und Per­so­nal­lea­sing-Fir­men stei­gen wei­ter. Das Unter­neh­men begibt sich in eine immer grö­ße­re Abhän­gig­keit von exter­nen Per­so­nal­dienst­leis­tern und ist nicht mehr in der Lage, selbst Per­so­nal rekru­tie­ren zu kön­nen. Die Digi­ta­li­sie­rung macht es zwar mög­lich, fle­xi­bler auf die Bedürf­nis­se der Mit­ar­bei­ter reagie­ren zu kön­nen, mit den neu gewon­ne­nen Mög­lich­kei­ten ent­steht aller­dings wei­te­rer orga­ni­sa­to­ri­scher Aufwand.

Der Wunsch, die Per­so­nal­ab­tei­lung durch eine Per­so­nal­soft­ware zu digi­ta­li­sie­ren und damit zu ent­las­ten, ist ver­ständ­lich. Aller­dings haben sich in den meis­ten Unter­neh­men auf­grund gewach­se­ner Struk­tu­ren wah­re Insel­lö­sun­gen für jeden Bereich gebil­det, die nicht oder nur unzu­rei­chend mit­ein­an­der kom­pa­ti­bel sind. Die­se nun zu an ein wei­te­res Sys­tem anzu­bin­den, davor schre­cken vie­le zurück. Doch eine indi­vi­du­ell für Ihr Unter­neh­men aus­ge­wähl­te und kon­fi­gu­rier­te Per­so­nal­soft­ware ist der Schlüs­sel, um end­lich alle Infor­ma­tio­nen ziel­ge­rich­tet auf Knopf­druck zur Hand zu haben. Excel-Lis­ten soll­ten heut­zu­ta­ge in kei­nem Unter­neh­men mehr zum Con­trol­ling im Per­so­nal­be­reich her­an­ge­zo­gen wer­den. Denn Excel-Lis­ten bie­tet Ihnen kei­nen aktu­el­len Über­blick über Ihre Per­so­nal­kenn­zif­fern: kei­ne Daten­über­tra­gung in Echt­zeit, kei­ne aktu­el­len Gehalts­ent­wick­lun­gen und kei­ne auto­ma­ti­schen Erin­ne­run­gen bei­spiels­wei­se vor Ablauf der Probezeit.

All dies und noch viel mehr kann eine Per­so­nal­soft­ware leis­ten. Bereits bei der Aus­wahl der Per­so­nal­soft­ware ist es daher extrem wich­tig, den rich­ti­gen Anbie­ter aus­zu­wäh­len. Zudem müs­sen die ange­bo­te­nen Per­so­nal­soft­ware-Lösun­gen, als auch Ihre bereits vor­han­de­nen IT-Land­schaf­ten genau­es­tens auf Kom­pa­ti­bi­li­tät hin über­prüft wer­den. Doch wel­che Soft­ware ist die rich­ti­ge und bil­det Ihre Per­so­nal­pro­zes­se per­fekt ab, um die Per­so­nal­ab­tei­lung, Abtei­lungs­lei­ter und auch die Mit­ar­bei­ter wirk­lich zu entlasten?

Fehlerquellen bei der Implementierung von Personalsoftware

Auf­grund der hohen Nach­fra­ge nach Per­so­nal­soft­ware haben in den letz­ten Jah­ren vie­le Unter­neh­men die­ses Pro­dukt mit in ihr Port­fo­lio auf­ge­nom­men und bie­ten, ange­fan­gen von der digi­ta­len Per­so­nal­ak­te, dem Bewer­ber­ma­nage­ment und der Zeit­er­fas­sung, bis hin zum digi­ta­len Lohn­schein, die Abbil­dung aller HR-Pro­zes­se an. Jedoch gibt es hier am Markt gro­ße Unter­schie­de im Bezug auf Daten­mi­gra­ti­on, Schnitt­stel­len­an­bin­dung und Systemstabilität.

Sich hier zurecht­zu­fin­den ist als Außen­ste­hen­der schwie­rig. Im Ver­kaufs­pro­zess bie­tet jede Fir­ma den bes­ten Sup­port, die höchs­ten Sicher­heits­stan­dards und die Kom­pa­ti­bi­li­tät mit bestehen­den Sys­te­men ist „kein Pro­blem“. Nach­dem die Soft­ware ein­ge­kauft wur­de, stel­len vie­le Unter­neh­men aller­dings fest, dass die Schnitt­stel­len­an­bin­dung doch nicht so rei­bungs­los funk­tio­niert, die Pro­jekt­dau­er sich ver­zö­gert und auch die IT-Abtei­lung in der Work­flow-Model­lie­rung inner­halb der Per­so­nal­soft­ware nicht hel­fen kann.

Oft wer­den unnö­ti­ge Modu­le ein­ge­kauft, die monat­lich eine hohe Lizenz­ge­bühr mit sich brin­gen. Eigent­lich hat nie­mand für die­ses umfang­rei­che Pro­jekt Kapa­zi­tä­ten frei, die Kon­fi­gu­ra­ti­on der Per­so­nal­soft­ware ver­langt tief­ge­hen­de IT-Kennt­nis­se und die Daten­mi­gra­tio­nen funk­tio­niert auf­grund feh­ler­haf­ter Schnitt­stel­len nicht. Im schlimms­ten Fall wird das teu­er ein­ge­kauf­te Sys­tem nur zur Ver­wal­tung der Stamm­da­ten genutzt. Das kom­plet­te Poten­ti­al der Soft­ware ist unge­nutzt und die Imple­men­tie­rung hat viel Zeit und Geld gekos­tet, fal­sche Erwar­tun­gen in der Beleg­schaft geweckt und führt nur noch zu gro­ßer Frustration.

Um der­ar­ti­ge Risi­ken und Fehl­in­ves­ti­tio­nen zu ver­mei­den, soll­ten Sie daher von Beginn an mit einem Exper­ten zusam­men­ar­bei­ten, der auf die Berei­che Digi­ta­li­sie­rung und Per­so­nal spe­zia­li­siert ist und Ihr Pro­jekt Per­so­nal­soft­ware nicht nur plant, son­dern auch ope­ra­tiv erfolg­reich umsetzt. Als Pro­jekt­lei­te­rin in diver­sen IT-Pro­jek­ten und Exper­tin mit jah­re­lan­ger Erfah­rung im Per­so­nal­be­reich habe ich bereits vie­le Fir­men bei der Digi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ab­tei­lung erfolg­reich unterstützt:

Gern unter­stüt­ze ich Sie auch bei Ihrem Projekt!

Ich freue mich auf Ihre Kon­takt­auf­nah­me!

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